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Revista
Abigail A importância do Registro Acadêmico e da qualificação de seu responsável
| A importância do Registro Acadêmico e da qualificação de seu responsável |
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| Escrito por Abigail França Ribeiro |
| Qua, 12 de Maio de 2004 21:00 |
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O Registro Acadêmico é a parte nobre de uma instituição de ensino, em seu campo administrativo-operacional. Tudo parte dali, tudo é checado e testado ali, tudo é registrado e demonstrado ali, no que respeita à atividade-fim institucional - o ensino, seja seqüencial, tecnológico, graduação, pós-graduação. Se se trata de universidade, há ainda, como atividade-fim, a pesquisa e a extensão (que normalmente tem setor de coordenação e controle próprios). Mas aquilo que nos ocupa e preocupa diuturnamente, como atividade primordial em noventa por cento dos casos, é o ensino, sua qualidade, sua coordenação, seu controle, seus registros. E devemos ter sempre um cuidado e um carinho muito grande com esse setor das instituições de educação. Ali é que eu me livro ou me atolo. A edição da Portaria SENESu/MEC 255/90 possibilitou diretamente o uso do computador e da microfilmagem. E simplificou sobremaneira o arquivo documental escolar, permitindo a incineração, e, ainda, destruição ou destinação outra, aliviando as instituições de ensino e, particularmente, os Arquivos e o Registro Acadêmico. A sistemática de controle das atividades administrativo-educacionais através de processo computadorizado trouxe uma diversidade muito grande nos procedimentos. Assim, cada Registro Acadêmico tem a sua configuração personalizada. Atualmente, a Certificação Digital, conferindo aos documentos eletrônicos total validade jurÃdica, sem que estes nunca tenham existido em papel. Aplicada de forma eficiente, através de estudos de processos e fluxos de informações, além de propiciar a segurança necessária para a condução das operações, demonstra, perante terceiros, excelente nÃvel de organização, agregando, ainda, diversos outros benefÃcios, como redução da mão de obra envolvida em determinados processos, e de custos com autenticações e reconhecimento de firmas, deslocamentos de pessoal, papéis, arquivos, suprimentos de informática, entre outros. Na educação superior, tão importante quanto a oferta de um ensino de qualidade, de uma infra-estrutura adequada, de um corpo docente capacitado e de uma coordenação competente é a qualidade de seus controles e registros, que permitirão à s Instituições alcançarem um alto nÃvel de segurança e eficiência nas atividades desempenhadas e nas informações prestadas à comunidade acadêmica e aos órgãos oficiais de avaliação e controle, constituindo-se ainda em poderosos instrumentos gerenciais. Há um lembrete muito importante - e permanente - a trazer: o responsável pelo Registro Acadêmico deve ser tecnicamente qualificado, com noção de causa e efeito, pois é aà que um pequeno erro na matrÃcula inicial se transforma num problemão lá na frente, na hora de registrar o diploma. Às vezes, situações sem remédio, com apelações judiciais desgastantes e, sobretudo, com um possÃvel e tremendo prejuÃzo para o estudante e para a imagem institucional. Estamos vendo que houve um erro. Administrativamente, não temos como solucioná-lo. Casos, quase sempre, de doer nos ossos. Na verdade, a fiscalização da realização e do desenvolvimento do projeto educacional se faz aqui, no Registro Acadêmico, que deve ter condições de comprovar, para quaisquer cursos e programas desenvolvidos (cursos seqüenciais, tecnológicos, de graduação, de pós-graduação, de extensão e outros), a todo tempo: ==> que aquele que se classificou no Processo Seletivo nele podia inscrever-se; ==> que aquele que se classificou no Processo Seletivo estava nele inscrito; ==> que aquele que se matriculou na escola classificou-se no Processo Seletivo; ==> que as atividades escolares foram cumpridas regularmente, atendendo-se o currÃculo pleno do curso, a duração e o plano de ensino identificado, a partir de cada programa aprovado, para as disciplinas respectivas; ==> que os professores que ministraram o ensino são efetivamente aqueles qualificados para tanto; ==> que a realização de trabalhos, provas e exames pode ser comprovada documentalmente, e se comportaram segundo o ordenamento básico institucional; ==> que os concluintes dos cursos cumpriram com êxito, efetivamente, todas as disciplinas do currÃculo pleno e as práticas e estágios curriculares exigidos; ==> que aqueles que receberam o grau respectivo são efetivamente os que concluÃram toda a configuração curricular de seu curso; ==> que os diplomas expedidos o foram para aqueles que receberam o grau respectivo. E as incidências em torno de tudo isto. A documentação completa, relativa a condições de postulação e correção de procedimentos, nos casos especiais (matrÃcula de graduados, transferências, etc). O Registro Acadêmico está diretamente vinculado ao Regimento da instituição de ensino. Se o Regimento diz, por exemplo, que a matrÃcula se faz através de determinadas condições, o Registro vai ter de poder demonstrar que aquilo foi cumprido. A forma como o fará, desde que fidedigna, é válida. E cada um tem o seu estilo, dependendo do dirigente da divisão. Há, evidentemente, Registros Acadêmicos mais inteligentes e mais experientes. É preciso, então, que se consiga um inter-relacionamento entre esses Registros e que as conquistas de uns sejam disponÃveis, mediante intercâmbio e entendimentos, a todos. Em assuntos de interesse público, não há segredos. Pelo menos, não deve haver. E o que um consegue, pode beneficiar todos. E já há relacionamentos interessantÃssimos, algumas instituições abrindo-se e trocando informações com outras, oferecendo coisas e recebendo outras, em seus vários setores. Isto é, além de gratificante, importantÃssimo. A partir do momento em que eu lhe ofereço, por exemplo, o meu "catálogo", estou abrindo minhas informações para a sua instituição. Que pode ver as ementas e bibliografias básicas, contactar professores, conhecer órgãos suplementares, minha forma de apurar o rendimento escolar, meus currÃculos plenos, etc, etc. O CNE tem insistido na necessidade de cuidados para com o Registro Acadêmico: "PARECER CES/CNE Nº 172, aprovado em 7 de maio de 2002. "... a Comissão registrou que apresenta-se regular ... com notas e freqüência dos alunos, ..., tanto no histórico escolar individual como no livro de freqüência e avaliação de cada disciplina que compõe a grade curricular do curso. .... Cabe, entretanto, destacar a constatação da Comissão em relação aos equÃvocos registrados no livro de matrÃcula. Por se constituir em documento que comprova o ingresso do aluno nas atividades acadêmicas da instituição de ensino, o livro de matrÃcula, sob as várias formas que vem assumindo diante do processo de informatização das instituições de ensino, deve ser objeto de extremo zelo, de cuidado em seu manuseio, nos registros lançados e em sua guarda. A inobservância destes procedimentos básicos com os registros acadêmicos, suscita dúvida quanto à s informações prestadas pela Instituição e, em conseqüência, pode ocasionar prejuÃzos aos alunos. ... O alcance destes objetivos, por sua vez, somente serão possÃveis com procedimentos em coerência com o que estabelece o seu regimento, documento normativo de sua organização interna. Faz-se necessário, portanto, advertir a Faculdade de Educação para que estabeleça mecanismos eficientes de divulgação de seu regimento entre a comunidade acadêmica. .... O Relator manifesta-se, também, no sentido de que a IES deve zelar com absoluto rigor pela organização, manuseio, manutenção e guarda dos registros acadêmicos de seus alunos, assim como, promover a ampla divulgação do seu Regimento para a comunidade acadêmica.". "PARECER CES/CNE Nº 196, aprovado em 5 de junho de 2002. "À época do registro do diploma, a Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP, responsável pelo registro dos diplomas, ... constatou que a declaração de equivalência de estudos do ensino médio fora expedida em data posterior à da matrÃcula, e não registrou o diploma, embora a situação já tivesse sido resolvida pela 1ª Delegacia de Ensino, com base na Lei de Diretrizes e Bases Educação Nacional 9394/96. .... Resta registrar advertência ... por ter efetivado a matrÃcula .... sem observar com o necessário zelo os parâmetros legais que regem a figura da matrÃcula. .... Esta Secretaria sugere à CES/CNE que recomende ... maior rigor técnico nos procedimentos técnico-administrativos, com vistas à efetivação de matrÃculas.". |
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