Gestão Universitária Entrevista

Foi encaminhado para sanção da Presidenta Dilma o Projeto de Lei nº 11/2007, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Se ainda restava alguma insegurança com relação à utilização do meio digital para armazenamento de documentos relativos ao “arquivo permanente” das instituições de ensino, mesmo com a regulamentação contida na Portaria SENESu/MEC nº 255/1990, a nova legislação não deixa dúvidas quando regulamenta o assunto de forma ainda mais ampla e definitiva do que a tratada no dispositivo supracitado, estendendo a todos os documentos públicos ou privados a prerrogativa da digitalização e descarte dos mesmos, guardados em papel ou microfilme sejam eles quais forem, com excessão dos documentos históricos.

O Projeto de Lei representa um grande avanço e se coloca como marco regulatório adequado à qualidade dos processos e a tecnologia que dispomos nos dias de hoje.

Em seu artigo 2º o legislador não poderia ser mais claro, verbis: “Art. 2º - É autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos e privados, sejam eles compostos por dados ou imagens, observadas as disposições constantes desta Lei e da regulamentação específica.”

O Parágrafo Primeiro do artigo 2º, dispõe sobre a  “destruição” dos documentos originais.

Por entender que o assunto é de grande importância, a Revista Gestão Universitária estrevista o Prof. Tiago Muriel, Diretor de Negócios da CONSAE – Consultoria de Assuntos Educacionais, especialista na área com ampla atuação nos processos de digitalização, acesso e guarda de documentos nas Instituições de Ensino. O Professor é responsável pela implantação de diversas “Secretarias Acadêmicas Digitais" em mais de 23 instituições de ensino, o que representa o atendimento de mais de 200 mil alunos aproximadamente.

GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Apesar do assunto estar regulamentado pela Portaria SENESu/MEC nº 255/90 e ainda com as prerrogativas da MP 2.200-2 (que institui o ICP-Brasil - assinaturas/certificações digitais), Você acredita que o novo marco regulatório irá modificar o posicionamento de muitos gestores em relação ao assunto?

Acredito que sim. A sanção do PL 11/2007 é um reforço jurídico ao nosso projeto SeAD. Muitos gestores ainda estão resistentes com relação ao descarte dos arquivos físicos de suas instituições.  Muitas vezes temos a falsa sensação de segurança com nossos documentos em meio físico, o que é um erro uma vez que o meio eletrônico nos dá a chance de replicar o referido arquivo, sem um custo extra.

GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Olhando de fora não temos idéia do que representa em termos de custos e segurança a guarda de documentos em um arquivo permanente por tantos anos. Você pode nos apresentar algumas experiências sobre este assunto?

Perpetuar o papel é sempre complicado. O papel é perecível e necessita de muitos fatores para garantir sua longevidade. Ter um controle de luminosidade, temperatura, umidade, combate de pragas não fica barato. Levar o arquivo para o meio eletrônico é uma ótima forma de atender a legislação vigente sem estar obrigado a um alto custo de guarda. Além do menor custo o meio eletrônico é uma forma de dar acesso a informação. Ter a informação não basta, temos que ter acesso a informação, de forma fácil, segura, a qualquer tempo e lugar.

GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Mesmo após a sanção presidencial do Projeto de Lei quais os procedimentos ou cuidados básicos que ainda teremos que ter para a transformação dos arquivos em papel para o meio digital?

Estes são muitos e devem ser observados sempre caso a caso. Nas 23 instituições nas quais implantamos nossa metodologia SeAD não repetimos nenhum projeto. São únicos devido as especificidades encontradas em cada instituição. Mas os cuidados básicos são ter documentos eletrônicos certificados digitalmente por seus responsáveis e uma boa política de guarda e recuperação. Não dá para ir para o meio eletrônico na incerteza e insegurança.

GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Em tempos de Rio+20 Você poderia nos dar uma idéia do avanço em termos ambientais que representa a sanção do Projeto de Lei?

Nossa... são muitos. Para as IES não muda muito, pois já tínhamos uma regulamentação, mas agora outras áreas serão cobertas. Na ultima semana estive em uma instituição em Curitiba que possui nossa SeAD. Esta instituição possui cerca de 7 mil alunos e ao final de cada período é gerado um histórico escolar a cada um deles. Cada documento possui três páginas, gerando assim um montante de vinte uma mil páginas aproximadamente. Essa economia, financeira e ambiental, refere-se apenas a um único documento emitido pela Secretaria Acadêmica.

GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Quantas instituições de ensino já implantaram o meio digital para a guarda e acesso a seus documentos?

Essa não é uma conta simples, mas clientes da CONSAE são vinte e três. Faculdades, Centros Universitários e Universidades utilizam a mesma metodologia, em doze estados diferentes. Acredito que a nossa contribuição já seja muito expressiva para o meio ambiente, pois são muitos os documentos que são trabalhados apenas no meio eletrônico, sem que seja transferido para o meio físico.

GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Para incineração dos documentos ainda existe alguma restrição que temos que observar ?

Incinerar! Isso não é uma possibilidade. Nossos projetos contemplam a inutilização, a fragmentação dos documentos que são doados a instituições beneficentes ou vendidos para reaproveitamento. Incinerar é uma prática não aconselhada pela CONSAE. A partir de julho teremos a liberação dos registros eco.br destinado a organizações que possuem responsabilidade ambiental. Acredito que nossas clientes SeAD possuem grande apelo para usar e defender essa bandeira.

GESTÃO UNIVERSITÁRIA: Com a entrada em vigor da legislação que regula o acesso a documentos públicos, entendemos que o Projeto de Lei contribui para tornar esses arquivos acessíveis uma vez que a maior parte ainda está em meio físico. Você poderia descrever como a nova regulamentação se relaciona com os serviços de atendimento implantados pelos órgãos públicos?

Vivemos tempos exponenciais. A informação nunca foi tão relevante e o acesso a informação nunca teve tanto valor. Os órgãos públicos precisam ser transparentes, precisam dar acesso a informação, precisam levar seu atendimento para o meio eletrônico para estarem disponíveis e fazerem parte da vida e do cotidianos dos cidadãos. O meio eletrônico é um caminho sem volta. A portabilidade e a mobilidade que o mundo eletrônico com as mídias eletrônicas proporcionam irá mudar a maneira com a qual vemos e lidamos com muitas coisas. Estamos engatinhando neste sentido. Diria que estamos caminhando sobre a grama, sendo que o trilho ainda não foi formado de maneira definitiva.